Nadat er is bepaald wat voor advies een student ontvangt en dit is besproken met de student dient het advies nog te worden vastgelegd in OSIRIS Docent/Begeleider. Dit is noodzakelijk om de adviezen inzichtelijk te maken voor de backofficemedewerker die de adviezen gaat vastleggen in OSIRIS Basis en zodat er een mail met het avdies naar de student verzonden kan worden. Het PSA in OSIRIS Docent/Begeleider wordt vastgelegd met een notitie die door de begeleider van de student wordt ingevoerd. Hiervoor zijn twee typen notities ingericht, namelijk 'Studieadvies voortzetten' en 'Studieadvies niet voortzetten'.

Zoek in het menu 'Student' eerst de student op waarvoor je het advies gaat vastleggen. Ga vervolgens naar 'Notities' en klik op 'Nieuwe Notitie'

Dan opent de volgende pop-up:

Het is hierbij vooral van belang dat je de juiste type notitie selecteert, dit is namelijk zichtbaar in het rapport dat de backofficemedewerker uitdraait om te bepalen wat voor advies welke student dient te ontvangen. Afhankelijk van het advies kies je hier dus voor 'Studieadvies niet voortzetten' of 'Studieadvies voortzetten'. De velden 'Datum', 'Opleiding' en 'Eigenaar' worden automatisch gevuld en bij 'Onderwerp' kies je voor 'Persoonlijk studieadvies'

Ook de velden 'Inhoud' en 'Beslissing' dienen gevuld te worden. In het veld 'Inhoud' kan er een verklaring worden opgegeven van hoe het advies tot stand is gekomen en bij 'Beslissing' kan het advies nog een keer worden vermeld. Dit type notitie en dus ook de inhoud is zichtbaar voor medewerkers binnen de opleiding, let er dus op dat je hier niet al te gevoelige informatie registreert.

Nadat alle velden zijn gevuld klik je op 'Opslaan' om de notitie vast te leggen.

Als de notitie is opgeslagen ontvangt de student hiervan een notificatie via de mail en kan de student de notitie inzien via de studentmodule. Daarnaast wordt het ook inzichtelijk voor degene die het advies gaat vastleggen in OSIRIS Basis welke adviezen er gegeven moeten worden.

Het rapport dat de backoffice medewerker downloadt en gebruikt om de adviezen vast te leggen ziet er als volgt uit: